お金がもらえる請求書の作り方とは?


払いたくなる請求書


いろいろな会社のいろいろな内容の請求書を受け取りますので、払いたくなる請求書、払いたくない請求書、いろいろあります。

きちんとお金がもらえる請求書の作り方のポイントを私なりにピックアップしてみようと思います。

取引内容やそれまでの経緯と関係なく、書類の良し悪しだけで判断する場合のポイント!メールでの支払い依頼や、カード決済依頼についてもまとめてみたいと思います。




請求書は、いついつまでにいくらお金を払ってね、というお手紙です。

その金額に見合ったサービスや物品を受け取っているからこそもらう書類なので、当然支払うべき金額です。

この書類はそういう丁寧なお知らせの側面がある書類です。

それなのに、「請求書」をもらうと怒る方がいます。なにやら不当にお金を取られる気がしたり、金払いが悪いやつだと思われて催促されていると勘違いするようです。




会社同士の取引の場合、このような思い込みはあまり起きないのですが、個人の方がプライベートな支払いで「請求書」を受け取ると、このような間違った感情的反応をする場合があります。




もし、自分自身が請求書をプライベートで受け取って、そのような感情になるとしたら、お金との向き合い方に課題があるので、もっとお金を払うことに慣れた方が良いなぁと思いますが、今回は請求書を発行する側のお金をもらいやすいヒントをお伝えしたいと思います。





「請求書」と言わない請求


請求書を発行する相手が個人の場合は、前述のような間違った感情的反応が起こり得ることを考慮して、「請求書」という単語を使うのをやめてみます。

「お支払いのご案内」

「振込方法のお知らせ」

「商品到着までの手順」

などとすると、マイナス感情を誘発しません。「あ、この手紙をちゃんと読んで手順通りにやれば大丈夫そうだ!」という気分になってくれます。

そして支払ってくれます。




これは個人の方に支払ってもらう注意点ですが、企業間取引でもこのようなタイトルにして問題はありません。「請求書」という書類は経理上必要とされることが多いので、請求書は請求書で発行しつつ、案内文は優しく丁寧に、が、うまくいく対応です。







次に「請求書」の内容、書類としての必要事項の側面から、お金をもらいやすい書類のヒントです。

絶対的に必要なのは、

・支払い金額の合計

・支払い金額の内訳

・支払い方法

現金手渡しか銀行振込か手形か、その他日本円がその他の通貨かなど。

・支払い期日

この辺は当たり前だなーと思うのですが、いざ白紙の状態から請求書を発行しようとすると、どの項目もなにを書いていいのかさっぱりわからないと思います。




想像してみてください。

営業部長が、ニコニコ顔で

「やったよ!新規案件、受注したよ!このまえ話していたABC社だよ。250万で請求書、発行しておいてくれる?」

「おおー!部長!さすが!新規受注おめでとうございます!はい!こちら請求書です!」 :

 :

 :

とは、いかないですね。



フリガナの大切さ


正式な社名

 ABC社って株式会社?前株?後ろ株?社ってつくの?ABCだけ?

先方担当者名

項目名や内訳、個数

250万円は税込?税別?

支払い期日は?

締め日は?




受け取り側の情報としても、

銀行名とふりがな いくつか口座がある場合はどこの銀行?

支店名、支店名ふりがな

口座種類 普通?当座?

口座番号

口座名義

口座名義のふりがな




これらの情報は必要です。




都市銀行名はほぼ読めるのですが、地方銀行は読めない漢字もあります。信用金庫など、銀行ではない金融機関も明記しないと探せません。

また、支店名は町の名前が多いので、土地勘のない地域の支店名はほぼ読めません。ゆうちょ銀行のように、漢数字からなる支店名も探すとき焦って見つかりません。リズム支店とかレモン支店など、可愛いカタカナ支店名も、支店名はどこかの町の名前というのに慣れている頭には、一瞬思考力を剥奪されるので、手が止まります。だから、ふりがなは必要です。




口座種別も、企業には当座預金を持っているところがありますので、記載が必要です。一般人には普通口座しか馴染みがないので、種別って何?という気分ですが、普通口座と書いてくださいね。




口座番号は言わずもがな、皆さん書きますが、振り込む側の時は、桁数を指定されていることもあり、頭が0の場合は桁数が足りないことにもなりますので、7桁数と指定されているか、左詰か右詰か、よくよく確認して言われた通りにしてあげてください。もし、請求書を発行して、振り込めなかった、という問い合わせがあったときは、0で始まる口座番号で、桁数不足になることがないか、ご自身の口座番号を確認してみてください。そんなときは、請求書の口座番号は、0から書き始めておくことをお勧めします。エクセルなどで数字扱いで入力していると、頭の0は消えてしまうので、文字扱いの入力に。




そして、口座名義も難関です。個人名の場合は、漢字の名前が読めない、というのもありますが、振り込む側と振り込まれる側の口座の仕様によって、相手先が漢字で出たりカナしか出なかったり、いろいろです。ですので漢字もふりがなも書いておきます。

また、会社名の場合は、株式会社、合同会社、一般社団法人、税理士法人などの法人には略語が決まっています。略さないでふりがなを振ってしまうと通帳に

「イッパンシャダンホウジン オ」

オ、の続きは?ということにもなりかねません。もし自社のふりがな登録が長ければ、ぜひ窓口に行って略語に変更しましょう。

振り込む側で名義を指定して送るときも同じことが言えます。どこまでみえるかは相手の状況によります。webでの手続きをして、webから見れば漢字で30字まで可能な銀行もありますし、通帳しかなければカタカナ全角かカタカナ半角かによっても印字文字数がちがいます。

ちなみに、フリガナがどのように登録されているかは、多くの銀行で、通帳を開いた1ページ目に印刷されています。




これらの振込口座情報の下に、ぜひ振込金額を書いてあげてください。

これ、大事。

作業する順からすると、ここまで登録してきて始めて金額入力になります。

メールなどで振込先を指示する場合はこの順番は鉄則です。

そして、振込手数料は負担してね(^-^)とお願いも書いておきます。お願いすると負担してくれることが多いです。これは両者間のお約束の中で決まっていればそれに従います




請求書をきちっと発行した場合、支払い期日、支払い金額は書類の中央に大きめに表示することもあります。わかりやすさのため、これもいいです。毎月取引があるようなところは、口座情報は登録済みになっているところもあるので、その場合は期日と金額だけわかれば作業はしやすくなります。




個人的に何かを購入した際に、銀行のATMで代金を振り込んだ経験はありますか? 口座番号まで緊張しながら打ち込んで、き、き、金額は~~~??? と焦ったことはありませんか? 印刷してきた紙を上から見直したり、メールを見返したりしているうちに、時間切れでピピー!ピピー!とキャッシュカードが返却されてきて、初めからやり直してください(ペコリという申し訳なさそうな顔の絵)、、、という状況になったことはありませんか? 振込は緊張します。後ろに人が並んでいるときなんて、汗がにじみ出てきます。ATMにうつむき加減で操作するのも何か悪いことを隠しているような姿勢で、あまりいい精神状態ではいられません。だからこそ、失敗せず、安心して振り込みやすい請求書・請求メールにしてあげると、簡単に振り込んでくれるのです。





支払サイトとは?


支払い期日については、締め日というものが関連することがあります。「末日締翌月末払い」というような言い回しです。同じ月に何回か注文があるような場合は、1ヶ月分をまとめて請求してまとめて支払ってもらう方式です。このやり取りを「支払サイト」と呼んだりします。「支払いのサイトは末末(まつまつ)ね」と言われたら、1ヶ月分をまとめて、翌月末に支払うということです。「サイト」とは?と疑問を持って調べたのですが、英語ではないかもしれません。あまりはっきりしたことは分かりませんでしたが、「債渡」「済渡」と漢字を当てることもあるそうです。支払サイト、入金サイトなどと経理関連で出てきたら「集計日とお金を実際に動かす日までの期間」という意味だと思っていいです。1か月後または2か月後の支払サイトが一般的です。「翌末(ヨクマツ)」や「翌々末(ヨクヨクマツ)」と呼ばれます。支払が前払いのこともあります。支払サイトとは関係ない取り決めとして、注文して、納品よりも前に払う「前払い」場合は注文で集計しているということ。納品後に集計して支払う場合は「後払い」といいます。「前払いで支払サイトは2か月」「後払いで支払サイトは1か月」など、いろいろなパターンがあります。

書類上、支払サイトがどういう約束になっているかまで請求書に書く必要はないかもしれませんが、定期的に支払いがある取引先の場合、契約書には必ず支払期日の約束が記載されているので、それを請求書のフォーマット内に残しておくといちいち契約書を確認しに行かなくても良くなります。




書類としての請求書はここまで書いてきたような記載事項がそろっていて、A4サイズが適しているでしょう。複写式の手書き請求書も売られていますが、いまはA4サイズでパソコンからプリントアウトすることが多いと思われます。データを作るときはエクセル、スプレッドシートなどの表計算ソフトで検算ができることが必要です。ワードやパワーポイント、イラストレーターなど文章ソフトやプレゼン用ソフトで作られた請求書データを見たこともありますが、フォーマットとしては使いにくいです。




また、エクセルなどを印刷する場合はA4印刷設定しておくこと。社内用にはエクセルでカーソルは「A1セル」に戻して保存しておくこと。社外用にはPDFに変換しておくこと。

請求書に印鑑は法的には必要ないのですが、受け取る側の方針で、印鑑がないと認めないという会社もあります。その場合は、プリントして押印してから郵送するか、または印鑑データをエクセルに張り付けておき、それをPDFにするという作業が必要になります。

面倒ではあっても、印鑑がある方が「きちんと感」が出るので印鑑データを入れておくことをお勧めしています。




「郵送でなければ認めない!払わないぞ!」という企業も、もちろんあります。その場合は、印刷して郵送しますが、そのときは、開封する担当者に確実にわたるよう、封筒には企業名だけでなく部署や担当者名を記入します。[請求書在中]と青インクで書くというマナーもあります。スタンプも売っていますね。請求書にはもう1枚お手紙をつけるのがお手紙マナーですが、無駄なものを入れるな、というルールのある企業もあります。担当者へ一筆あると印象は良いはずです。切手は記念切手がおススメです。最近の切手はシールタイプもあり便利です。マメに新しいデザインを発表しています。受け取る担当者は普通の切手より記念切手の柄を少しだけ楽しみにしている、というのがいくつもの会社の事務さんとお話した経験から感じます。印象のいい会社の請求書は早めに処理する、というのも事務員さんたちの共通点、だって分かりやすいんだもん。これは共通しています。







書いてみて自分でもびっくり、ずいぶんたくさんのtipsがありました。エクセルの操作や社内用の工夫ももっとあるのですが、それはまた別の機会にします。

クレジットカード支払をしてもらうためのwebページやメールについても、また次回にしたいと思います。


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