事務番長の仕事に欠かせないITツール

事務番長の仕事に欠かせないのがITツールです。スマホとパソコンとインターネットのおかげで今の働き方が可能になっています。 そして、コピー機やプリンタ、ファクス、電話など、オフィス電化製品も仲良くしています。 スマホの使い方、付き合い方上達してきたと思います。 どこでもスキャンデータが取れるアプリは、いつも重宝します。 なんでもタイプアップしておけばよい、ということはなく、やはり手書きをデータ化して残す必要性はとても高いのです。特にわたしのような遠隔事務をしている場合、現場に書類は置いてある、と言われても東京から大阪の会社に出勤できません。都内でも、毎日同じところに書類を確認するためだけに通うことができません。 そんな時は、スマホで写真を撮ってもらい、アプリで形も補正してもらってpdfにしてメール添付(^-^) DropboxやGoogleドライブなどのクラウドに直接保存してもらうこともできます。 App Storeで「スキャン」で探すといくつか出てきます。何個かダウンロードして自分が気にいるアプリを残しています。 これで、タイプミスで届かなかったメールアドレスを手書きから確認したり、お客様のメモでのご希望を拾ったりできます。 もちろん、スマホのセキュリティは大事！ 数字のロックは他人に見えやすいので、普段は指紋認証しか使いません。 各アプリのログインも面倒でも毎回ログアウトします。 ロック画面で通知が出ないようにもしています。知らない人がうっかり他社の情報が見れたら困ります。 メールの件数はすごく多いので、メールの通知に音やバイブレーションは設定していません。 でもメルマガも含めて、だいたい全部読んではいます。 壁紙は大好きな鳥ばかりです。 キレイに並べて、仕事場としてキレイなインターフェースにしています。 何をしようとしたかわからなくならないように、目からの情報が脳にすっきりするように。