仕事メール、たくさん来ますか？

「メールに時間かけてるなんて、私、バカじゃない？」と、どこかで思ってしまうことありませんか？

バカじゃないですよ。

メールは大切なお手紙と同じ。効率よくテンプレートで返せることは実は少ないのが、顧客対応です。そして、テンプレートを作るにもコツがあります。私はタイピングミスもしてしまうので、失敗も多いのですが、クレームが増大することは皆無です。なぜかというと、気分を害さないメールが書けるからです。誤字の時点でNGだ！とお叱り受けるかもしれませんが、どんな人も、誤字には意外と寛大です。それよりもジワジワと気分を害するキーワードがあります。それを絶対に使わず、必ず言い換えるのです。プロジェクトが終了して時間が経っても、またオーダーしていただけるのも、この気分よくいられるメール文の効果は高いと思っています。とにかく怒ってしまっているクレーマーに有効なキーワードもあります。基本は愛情です。大切なお手紙と同じです。メールだから、気持ちが伝わらない？いえいえ、毎日数百通読んでいる私にはものすごく伝わってきますよ！明るくて楽しい人だな意地悪な性格だな控えめで損するタイプだな声が大きい人だ自分で仕事を抱え込むタイプ仕事早くて、できる人だな！レスは早いけど読んでないないつもきっと命令口調だなあ、人を小馬鹿にする癖があるきっといつも希望がかなわないタイプだ読んだのに考えすぎて返事が遅くなってるこっちは読んでなくて無視してるあ、別のことで怒ってる八つ当たりしてる！心配してるだけだ全部を知りたいタイプね全部は聞きたくない、任せたいタイプねなどなど。

一般的に皆さんが思っているより、少ない言葉数でも、すごくたくさんの情報があります。そういう情報まで、目の前にいるのと同じくらいわかりますから、一人ひとりへと心通うお手紙なのです。だからこその時間もかかります。先日、あるコミュニティへ事務局としてご案内メールを出しました。50名前後のコミュニティが3つあり、3つそれぞれ別の連絡事項がありました。で連絡メールを一斉で送信すると、みなさんから個別にお返事が来て、個別に対応する必要がありました。そんな時は、3時間かかります。50通の個別の希望時間に、3人分のアポイントを調整した枠を提示し、場所を決め、案内し、確約の返事をもらいたい、という内容。人によって場所が違い、電話番号が違い、やっぱり変更して、ということが出てくる、そのメールを送信するぐるぐる〜っという通信状態待ちも含めて、1人あたり3分30秒のハイスピードで、休憩なしで3時間かかります。ですから、効率よく、気分良く、的確に返事をしていただくための、単刀直入でわかりやすく丁寧なメールを作文します。

2016.07

「メールに時間かけてるなんて、私、バカじゃない？」

事務番長の仕事に欠かせないITツール

銀行、いろいろ利用します。